گانت چارت چیست و مزیت های آن در استفاده از پروژه های بازاریابی


دانلود پایان نامه

پروژه­ های مختلف بر حسب گستردگی و سادگی خود، تیم­ها، افراد و دپارتمان های مختلف سازمان را درگیر می کنند. برنامه ها و کمپین های بازاریابی نیز جزو پروژه هاییست که برای پیشبرد آنها لازم است فعالیت های گوناگونی صورت بپذیرد و افراد مختلفی در بخش های گوناگون مانند، تولید محتوا، تحقیق و تحلیل بازار، تبلیغات، روابط عمومی، طراحی و … هماهنگ با یکدیگر و بر اساس برنامه زمانبندی مشخص کار کنند تا یک کمپین تبلیغاتی و بازاریابی به موقع اجرا شود. در این مواقع با استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه می توانید کلیه ی فعالیت های خود، افراد و زمان ارائه ی هر کاری را مدیریت کنید.

نرم افزارهای مدیریت پروژه این امکان را فراهم می کند تا افراد، کارکنان خود و حتی نیروهای خارجی که با شما همکاری می کنند را مدیریت نمایید، مسئولیت و پروژه آنها را تعریف کنید، زمان تحویل را مشخص کنید و از آنها بخواهید گزارش کاری خود را به شما ارائه دهند. با بهره گیری از نرم افزارهای پروژه مدیریت بخش های مختلف کمپین بازاریابی و یا حتی اجرای قرارداد کاری منظم تر و کاراتر دنبال خواهد شد.

گانت چارت - استراتژی بازاریابی

یکی از نرم افزارهای رایگان در حوزه ی مدیریت پروژه گانت چارت است. نمودار گانت چارت بستری رایگان و کار کردن با آن بسیار آسان است و می توانید با استفاده از آن روند پیشرفت پروژه ی خود را در کارگروه ها و تیم های مختلف دنبال نمایید. در گانت چارت مسئولیت هر فرد، تیم کاری یا دپارتمان تعیین شده و همچنین زمان ارائه و تحویل پروژه ها نیز مشخص میشود و افراد میتوانند در بازه های زمانی مقرر شده (با توجه به نوع پروژه متفاوت بوده ممکن است روزانه، هفتگی یا گروهی باشد.) گزارش پیشرفت کار را در نمودار وارد کنند.

نحوه ی استفاده از نمودارهای گانت چارت به منظور برنامه ریزی پروژه هایی مانند یک کمپین بازاریابی چندان پیچیده نیست. درکل،37 درصد از پروژه ها با شکست مواجه میشوند. در حالیکه این رقم برای پروژه های IT به حدود 60% میرسد. عوامل زیادی در این اتفاق سهیم هستند که باید به دقت برآنها نظارت کرد. در ادامه به چگونگی استفاده از نمودار گانت چارت به منظور برنامه ریزی پروژه ها، دلایل اهمیت و چگونگی استفاده موثر از این نمودار خواهیم پرداخت.

یکی از بزرگترین مزایای نمودارهای گانت چارت توانایی مجسم کردن راحت بودن پروژه است. برای یک پروژه ی بزرگ کاری میتوان از نمودار گانت چارت برای تجسم حالت کلی پروژه استفاده کرد. همچنین میتوان در موارد زیر نیز از آن استفاده نمود :

  • ایجاد مقیاس زمانی دقیق برای پروژه
  • شکستن ساختار پروژه ­ها
  • نشان دادن برنامه ی کاری روزانه درکل دوره
  • قابل استفاده در شرایط بحرانی

شما میتوانید برای انجام تمام موارد فوق و مواردی مشابه به آنها، از نرم افزار گانت چارت کمک بگیرید.

گانت چارت - استراتژی بازاریابی

مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه و به طور اخص نمودار گانت چارت که به آن اشاره شد را با انجام مراحل زیر می توانید به طور کامل با نحوه استفاده از نمودار گانت به منظور پیشرفت پروژه آشنا شوید.

1 ) شناسایی فرایند برنامه ریزی پروژه

به منظور ایجاد نمودار گانت چارت لازم است تمامی فرآیندهای موجود را بشناسید. این بدین معناست که شما نیازمند استفاده از نمودار جریان امور یا نمودار پیکانی برای مشاهده هرکدام از مراحل مورد نیاز برای حصول اطمینان از کامل بودن پروژه هستید. وقتی فرایندهای اصلی را مشخص کردید، لازم است مدت زمان مورد نیاز برای اجرای هر کدام از امور و تعداد منابع مورد نیاز برای تکمیل کردن پروژه را مشخص نمایید.

2 ) مسیردهی فرآیندها با نمودار گانت چارت

زمانی که کل اطلاعات مورد نیاز را دردست داشتید، ترسیم آن بر روی کاغذ و در قالب یک نمودار ایده ی خوبی است. با انجام این کار، این امکان فراهم میشود که کل پروژه را از اول تا آخر ببینید و برنامه تان را با دیگران به اشتراک بگذارید.

اگر ایجاد نمودار را از چرک نویس شروع کنید کار شما تا حدودی ماهرانه تر خواهد بود.

برای ایجاد نمودار گانت چارت لازم است محور افقی را به عنوان نشانگر زمان ایجاد کنید. بازه های زمانی برحسب اینکه کدام مقیاس برای برنامه شما مناسبتر است، به روز، هفته یا ماه قابل تقسیم خواهد بود. می­توانید در سمت راست یا چپ صفحه (بنابر نیازمندی و سلیقه ی خود) فعالیت ها و مراحل اجرایی کار و حتی مسئولین هر بخش را مشخص کنید.

مطمئن شوید که مدت زمان لازم بری اجرای هر مرحله را در گانت چارت وارد کرده اید و زمان های حیاتی مانند مراحل ویژه و تاریخ تحویل و مواردی از این قبیل که مربوط به پروژه هستند را مشخص کنید. برای هرکدام از فعالیت ها یک ردیف ایجاد کنید که مدت زمان لازم را برای تکمیل آن مشخص کند، به این صورت روند پیشرفت و نظارت بر کار آسانتر میشود، از گنجاندن هر کدام ازاین مراحل مطمئن شوید.

گانت چارت - استراتژی بازاریابی

ممکن است استفاده خلاقانه از قالب های موجود نمودار گانت چارت که از قبل برای فرآیند مدیریت پروژه آماده شده اند، آسانتر باشد. استفاده خلاقانه مخصوصا برای به اشتراک گذاری نمودار با تمامی اعضای گروه و زمانی که قرار باشد قسمتی ازکار توسط شرکت ها یا بخش های خارجی برون سپاری شود، مفید خواهد بود.

3 ) مشارکت وکار گروهی با هدف موفقیت پروژه

شما میتوانید در اسرع وقت برنامه گانت چارت خود را از طریق ایمیل یا کانال های ارتباطی دیگر با سایر همکاران و شرکای خود به اشتراک بگذارید واعضای گروه را به نمودار اضافه کنید، بنابراین آنها قادر خواهند بود دیدگاه های خود را اضافه کنند و با بقیه اعضای تیم تبادل نظرکرده و در مورد پروژه با همدیگر بحث کنند. همچنین میتوانید چنین نمودارهایی را با سهولت برروی وب سایت ها قرار دهید و اطلاعات را با مشتریان خود به اشتراک بگذارید بنابراین آنها نیز قادر خواهند بود پیشرفت پروژه را پیگیری کنند.

انجام این کار می تواند نیاز بازخورد مداوم به مشتریان نگران را کاهش دهد و به شما اجازه دهد کار را بدون هرگونه وقفه یا مسائل حاشیه ای ادامه دهید.

4 ) استفاده از اطلاعات برای منافع شخصی

هنگامی که نمودارتان تکمیل شد می توانید از آن برای تعیین زمان مورد نیاز جهت اعلام پایان پروژه استفاده کنید. می توانید اطلاعات مربوط به تاریخ تکمیل کمپین یا پروژه و برنامه بازاریابی را به مشتری خود اطلاع دهید. همچنین میتوانید این امکان را برای اعضای تیم خود فراهم آورید و زمان پایان پروژه را به اطلاع تمام افراد برسانید.

اطلاعات قابل تقسیم به روز هستند به طوریکه یک مدیر پروژه میتواند به صورت روزانه ناظر تعداد افراد مشغول به کار برروی پروژه و گروههایی که درحال حاضر درگیر هستند باشد و مشخص کند اگر قسمتی در روند تکمیل برنامه اختلال ایجاد کرد، چه کاری باید انجام شود. به طور خلاصه، یک نمودار با چنین ماهیتی تمامی اطلاعات مورد نیاز برای برنامه ریزی پروژه را فراهم می­ آورد و برای استفاده چندین نفر، از جمله مشتری، به منظور قابل پیگرد نگه داشتن افراد و مطلع کردن آنها از اول تا آخر پروژه، برنامه ریزی می شود.

آیا تا به حال از نمودار گانت چارت برای برنامه ریزی پروژه ها استفاده کرده اید؟

افراد رویکردهای متفاوتی برای برنامه ریزی دارند. اگر در حال برنامه ریزی برای پروژه و برنامه بازاریابی هستید، نمودارگانت چارت یکی از راه های مناسب برای تجسم ساختار کلی و خط زمانی پروژه است.

5 مزیت نمودار گانت چارت برای برنامه های بازاریابی

معمولا بخش بازاریابی یکی ازشلوغ ترین بخش ها درشرکت ها است. بخش بازاریابی به تنهایی ممکن است چندین پروژه مربوط به راهبردها را در اختیار داشته باشد از جمله :

تحقیقات نشان می دهد که 97% ازشرکت ها به طور قطع معتقد هستند که مدیریت پروژه در عملکرد تجاری و موفقیت سازمانی از اهمیت بالایی برخوردار است. اگر شما جز این 97 درصد هستید، به ابزاری کارآمد برای مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت. از نقطه نظر نقشه برداری ذهنی و پیگیری فرآیندها، نمودارهای گانت چارت برای پروژه های بازاریابی ایده خوبی به نظر می آیند.

جالب توجه است که تنها 64 درصد از پروژه ها به هدف مشخص شده خود میرسند. مهمترین عوامل شکست پروژه شامل تغییر اولویت های سازمانی، تقاضاهای غیرواقعی و بی حساب، تغییر اهداف پروژه، شکست در تعریف ریسک و یا موقعیت ها و… میباشد. همانطور که میبینید، پروژه ها همچنین بخاطر ریسک های تعریف نشده باشکست مواجه میشوند اگرچه 64 درصد از سازمان ها بارها ریسک رفتاری، اجتماعی، اقتصادی و … را در مفروضات پروژه خود مطرح می کنند.

نمودار گانت چارت اگر به درستی مورد استفاده قرار گیرد، میتواند در پیش بینی ریسک ها بخصوص در مورد اعلام زمان لازم برای اتمام و تکمیل پروژه، مفید باشد. ازا ین رو، نمودار گانت چارت ممکن است یک ابزار قوی برای مدیریت پروژه های بازاریابی و کمپین های پیش رو باشد.

مختصری از ویژگی های نمودار گانت چارت برای کسانی که هنوز با این نرم افزار آشنایی ندارند به شرح زیر است :

  • نمودارگانت چارت زمان و کاری که باید انجام و تکمیل شود را نشان میدهد.
  • زمان شروع و مدت زمان لازم برای انجام پروژه را تعیین میکنید سپس نرم افزار زمان خاتمه را برایتان مشخص میکند.
  • نمودارگانت چارت درصد کارهای انجام شده (یا انجام نشده) را نشان میدهد.
  • در این نمودار هر یک از اعضای تیم می توانند (مدیران، هماهنگ کننده ها، متخصصان وکارکنان) را برای انجام وظایف تعیین کرده و به عنوان مسئول مشخص کنند.
  • وابستگی میان فعالیت ها و دپارتمان ها وتیم های اجرایی قابل رویت است.
  • کل نمودار دریک برگه مجزا قرارداده میشود.

در ادامه تعدادی از مزایای نمودار گانت چارت را برای فعالیت های بازاریابی مشخص می کنیم.

همانطور که گفته شد، بخش بازاریابی ممکن است که تعدادی پروژه در اختیار داشته باشد که هر کدام به احتمال زیاد به زمانبندی وبرنامه ریزی پروژه نیاز دارند. استفاده از نمودار گانت چارت 5 مزیت عمده ی زیر را برای دپارتمان های بازاریابی فراهم می کند :

1 ) وظایف را براساس طرح بازاریابی ایجاد می کند

هیچ دپارتمان بازاریابی نمیتواند بدون یک برنامه بازاریابی کامل و مدون به طور کارآمد عمل کند. بسته به موقعیت رقبا، مشتری و شرایط محیطی همانند وضعیت اجتماعی، اقتصادی و سیاسی موجود در بازار برنامه ی بازاریابی دچار تغییر و تحول میشود. با استفاده از نمودار گانت چارت قادر به دیدن راهبردهای بازاریابی مجموعه خود خواهید بود. این موضوع که به کدامیک از راهبردهای ارتقا یا ابقا اولویت بدهید، به توانمندی ها و نیازهای مجموعه تان بستگی دارد.

ازا ین رو، برنامه بازاریابی شما شامل اهدافی خواهد بود که به منظور دستیابی به نتیجه مطلوب باید انجام دهید (که ممکن است بقای روبه رشد مشتری را افزایش دهد، مشتریان جدید را جذب کند و عایدی بیشتری را برای شرکت شما به ارمغان آورد و…)

گانت چارت - استراتژی بازاریابی

2 ) نمایش داده های پیچیده در یک صفحه

خواه بخشی از کارها مربوط به بازاریابی موبایلی، کار انحصاری مربوط به بازرایابی پنهان و یا هرچیز مربوط به این مسئله باشد، با استفاده از نمودار گانت چارت تمام این موارد را در یک صفحه خواهید داشت. نمودار گانت چارت به راحتی قابل استفاده است و طراحی کاربر پسندی را برای بخش بازاریابی فراهم میاورد که باعث ایجاد حس تبادل ایده ها و مشخص کردن خطوط ارتباطی بین افراد میشود. بله؛ شما واقعا قادر خواهید بود خطوط نشانگر ارتباطات را در کنار کارها در ستون سمت راست نمودار گانت چارت ترسیم کنید. این کار باعث میشود بتوانید وابستگی ها بخش های مختلف به یکدیگر را تعیین کنید. علاوه براین میتوانید برای کارهای حوزه های مختلف رنگ های جداگانه ای در نظر بگیرید تا بتوانید به راحتی بر موارد مختلف نظارت داشته باشید. اجازه دهید مثالی را درمورد وابستگی میان کارها بیاوریم :

اگر نیازمند هدایت بازاریابی ایمیلی از طریق ارسال ایمیل مارکتینگ به مشتریان خود هستید اولین کار طراحی ایمیل مارکتینگ وایجاد محتوا برای آن است. ولی قبل ازآن، نیازمند جمع آوری ایمیل مشتریان خواهید بود (ازطریق درخواست ایجاد ایمیل از انها در زمان خرید محصول یا پرداخت درمراکز خدماتی)

همانطور که میبینید، این دوکار به همدیگر وابسته هستند، اگر هیچ ایمیلی جمع آوری نشود، بازاریابی ایمیلی امکان پذیر نخواهد بود. نمودارهای گانت چارت امکان نظارت بر تمام این موارد را برای شما فراهم می آورد و اهمیت هرکدام از آن ها را نشان می دهد.

3 ) ارتباط با اعضای تیم

نمودار گانت چارت، یک ابزار ارتباطی مناسب میان کارکنان است. گانت چارت ابزاری تاثیرگذار است تا کارکنان را در کل فرآیند، شرکت دهد. به محض دیده شدن نمودار توسط بخش بازاریابی، برای دستیابی به هدف، مجموعه عوامل برجسته شروع به برقراری ارتباط با یکدیگر می کنند. مهمتر از همه، گروه بازاریابی و تیم فروش در یک صفحه خواهند بود (میتوانید امکان دسترسی نمودار گانت را برای چند تیم در بخش خودتان فراهم آورید.) که راهی برای موفقیت در بکارگیری اغلب راهبردهای بازاریابی است.

با یک نمودار گانت چارت، تعامل بین گروهها به خودی خود جریان پیدا می کند، بدین معنا که به مداخله کوچکی از جانب شما به عنوان مدیر، نیاز خواهد بود.

4 ) ارتباط با سهام داران

نمودار گانت چارت ابزار خوبی برای کمک در ایجاد پروپوزال یا نشان دادن جایگاه فعلی پروژه، به سهام داران و مشتریان است. زمانیکه به مرحله گزارش فرایند (پیشرفت) میرسد یک تصویر از صدها کلمه با ارزش تر است. مشتریان شما یا سهام داران، قادر به دیدن گام هایی خواهند بود، که شما برای رسیدن به مجموعه مراحل برجسته خواهید برداشت. ایجاد نمودار گانت چارت واحد برای چندین تیم در بخش بازاریابی به شما در صرفه جویی زمان و تخصیص هوشمندانه منابع کمک خواهد کرد. درنتیجه، سهام داران ازاین مورد نیزسود خواهند برد.

5 ) ارائه گزارش به مدیر بخش بازاریابی

نمودار گانت چارت همچنین در ارائه گزارشات نیز مفید است. بجای گرفتن تعداد زیادی برگه از کارکنانتان، می توانید گزارشات را با استفاده از نمودار گانت چارت به صورت شفاف بررسی کنید.

گانت چارت - استراتژی بازاریابی

با چنین ابزاری می­توانید ببینید :

  • چه کسی چه کاری را انجام داد؟
  • چه پروژه ای در چه زمانی کامل شد؟
  • چه روندهایی با همدیگر ارتباط دارند؟

مزیت دیگر نمودارهای گانت چارت

همزمان با مسئولیت­ های دیگر، بخش بازاریابی مسئول آموزش پرسنل خود می باشد. یک برنامه بازاریابی که به خوبی نگاشته شده و نمودار گانت چارت نشان می­دهد که برنامه چگونه باید بکارگرفته شود تا ابزاری خوب برای کمک به آموزش تخصصی بازاریابی به بازاریابان شما باشد. بنابراین نمودار گانت برای بخش بازاریابی – تعاملی، قابل ویرایش، مقرون به صرفه، امکان صرفه جویی در زمان و ارتباطات محور است. 96 درصد از دپارتمان ­های بازاریابی معتقدند که از طریق به کارگیری نرم افزارهای مدیریت پروژه وسعت مهارت های بازاریابی مورد نیاز برای موفقیت گروه به شدت افزایش یافته است.

در زمان برنامه ریزی و فرایند پیگیر باشید نگرش ذهنی مثبت داشته باشید و نتایج را گزارش دهید. اگر تاکنون از نمودار گانت چارت در هر زمینه­ای استفاده کرده اید، تجارب خود را با ما به اشتراک بگذارید.

دسته‌بندی نشده

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *